Préparation de votre séance pour le congrès de l’ATC

Informations pour les présentateurs et les modérateurs

Types de séances pour le congrès

Ci-dessous est décrit le déroulement typique de chaque type de séance de 90 minutes.

Séances de présentation

Comprend plusieurs créneaux de 25 minutes pour les présentations individuelles.

  • La séance doit commencer à l’heure prévue.
  • Période de 5 minutes pour le mot de bienvenue du modérateur, les affaires courantes ou un aperçu de la séance.
  • Présentations de 25 minutes1 (comprend la présentation des conférenciers, les présentations et les questions de l’auditoire).
  • Résumé et mot de clôture du modérateur de 5 minutes.

Tables rondes

Le format peut varier à la discrétion des organisateurs. Il peut s’agir de courtes présentations de panélistes, d’une discussion animée entre panélistes ou de questions de l’auditoire.

  • La discussion doit commencer à l’heure prévue.
  • Période de 5 minutes pour le mot de bienvenue du modérateur, les affaires courantes ou un aperçu de la séance.
  • Présentations de 10 à 20 minutes (comprend la présentation des panélistes, les présentations et de brèves questions).2
  • Discussion animée de 20 à 50 minutes (le modérateur prépare généralement les questions à l’avance).2
  • Résumé et mot de clôture du modérateur de 5 minutes.

Ateliers

Le format est déterminé par les organisateurs; généralement, le ou les présentateurs sont invités, et des discussions en petits groupes ou des exercices de groupe sont organisés.

  • L’atelier doit commencer à l’heure prévue.
  • Période de 5 minutes pour le mot de bienvenue du modérateur, les affaires courantes ou un aperçu de la séance.
  • Présentations suivies par des discussions entre tous les participants ou en petits groupes, selon le format.
  • Résumé et mot de clôture du modérateur de 5 minutes.

1. Le temps consacré aux questions de l’auditoire dépend du temps consacré aux présentations (p. ex., pour une présentation de 15 minutes, la période de questions sera de 10 minutes; pour une présentation de 20 minutes, la période de questions sera de 5 minutes).

2. Exemples seulement; le modérateur fournit des directives précises.

Rôles lors des séances

Les présentateurs et les modérateurs sont priés d’arriver au moins 20 minutes (30 minutes pour les bénévoles) avant l’heure de début officielle pour :

  • se présenter entre eux et accueillir les participants;
  • se familiariser avec la configuration et la technologie de la salle (voir ci-dessous sous « Présentation au congrès »);
  • confirmer que les diapositives des présentations sont téléchargées dans l’ordinateur portable de la salle de conférence.

Présentateur

Personne qui présente une séance ou participe à une table ronde ou à un atelier et qui :

  • prépare, enregistre et fournit les documents de sa présentation finale à l’ATC (voir la liste ci-dessous);
  • fait une présentation en personne au congrès;
  • respecte le temps imparti pour la présentation;
  • répond aux questions et participe aux discussions avec l’auditoire et le modérateur;
  • vérifie si son profil de présentateur dans l’application du congrès est complet.

Modérateur

Personne qui est membre d’un comité de l’ATC et qui :

  • prononce le mot de bienvenue, présente les affaires courantes et présente la séance et chaque présentateur;
  • présente et remercie tous les commanditaires de la séance;
  • aide les présentateurs à respecter le temps imparti;
  • facilite les questions-réponses et échanges lors d’une table ronde;
  • veille à ce que toutes les questions et réponses soient formulées à l’aide d’un microphone;
  • veille à ce que les discussions en petits groupes commencent et se terminent à l’heure;
  • fournit des observations sommaires et des remarques finales et remercie tous les participants.

Bénévole

Un employé d’un organisme hôte du congrès qui :

  • accueille les participants à la séance et ceux qui y assistent;
  • aide le modérateur à commencer et à terminer la séance à l’heure;
  • fournit un soutien général pour tous les aspects d’une séance;
  • prend les présences à la séance;
  • veille à ce que toutes les questions et réponses soient formulées à l’aide d’un microphone;
  • enregistre le nombre de membres de l’auditoire à la séance.

Documents de la présentation finale (à remettre au plus tard le 12 septembre)

Les documents de la présentation finale DOIVENT être soumis via le portail de soumission de l’ATC.

1. Jeu de diapositives

  • Enregistrez les diapositives dans une présentation PowerPoint (.pptx). (NE PAS soumettre la présentation sous forme de fichier PDF.)
  • Soumettez le diaporama final en utilisant la convention d’appellation des fichiers de l’ATC : code de la séance _ nom de famille du présentateur + première lettre du prénom_titre de la présentation_numéro de version.pptx.

Remarque : l’ATC préchargera les diapositives dans les ordinateurs portables des salles de conférence. Les présentateurs doivent apporter une copie de sauvegarde de leur diaporama final à leur séance à l’aide d’une clé USB.

2. Exposé écrit (pour les auteurs dont un exposé écrit a été accepté pour publication)

  • Enregistrez l’exposé écrit en format PDF (.pdf).
  • Soumettez l’exposé écrit final en utilisant la convention d’appellation des fichiers de l’ATC : code de la séance_nom de famille du présentateur + première lettre du prénom_titre de l’exposé écrit_numéro de version.pdf.

Remarque : les exposés écrits sont publiés sur le site Web de l’ATC après le congrès.

3. Exemples de questions

  • Enregistrez 2 ou 3 exemples de questions sous forme de fichier Word (.docx) pour examen par le modérateur.
  • Soumettez des exemples de questions en utilisant la convention d’appellation des fichiers de l’ATC : code de la séance_nom de famille du présentateur + première lettre du prénom_exemples de questions.docx.

Remarque : les exemples de questions sont uniquement destinés aux séances de présentation et sont fournis au modérateur.

Préparation de votre présentation

  • Présentez le matériel tel qu’il a été proposé dans votre soumission.
  • Faites en sorte que vos idées soient organisées de manière logique et que vos points principaux soient clairs.
  • Les présentations efficaces comportent généralement environ une diapositive par minute, avec une idée principale par diapositive.
  • Répétez votre présentation; si elle dure plus longtemps que le temps imparti, éliminez le matériel le moins essentiel et répétez à nouveau. (Remarque : les présentateurs inexpérimentés prennent généralement plus de temps que prévu.)
  • Utilisez le microphone et parlez vers l’auditoire, en projetant votre voix comme si vous parliez dans une salle de conférence de taille moyenne.
  • Soyez attentif aux autres présentateurs et à l’auditoire en respectant le temps qui vous est imparti. Un moniteur de salle devant le podium donnera aux conférenciers un court avertissement à l’avance et une notification finale « temps écoulé ».

Informations sur place

Inscription et récupération des badges

Toutes les personnes participant aux séances du congrès DOIVENT s’inscrire au congrès au plus tard le 27 juin. Vous n’apparaîtrez pas au programme du congrès en ligne tant que vous ne vous serez pas inscrit, et vous pourriez être retiré du programme si vous n’êtes pas inscrit à cette date. Pour en savoir plus sur ce sujet, consultez la section sur les détails et les frais d’inscription. Pour récupérer votre badge, rendez-vous au bureau d’inscription dans la salle d’exposition B. Les heures d’ouverture seront affichées dans l’application du congrès.

Horaire des présentations

Si vous êtes accepté et invité à faire une présentation au congrès, la date et l’heure prévues de votre présentation seront annoncées d’ici la fin juillet. Le programme technique fournit le calendrier des séances.

Configuration et technologie de la salle

Les salles de conférence seront aménagées comme suit :

  • Podium avec microphone*
  • Écran, projecteur et ordinateur portable
  • Télécommande de présentation (pour le changement de diapositive)
  • Microphone de plancher pour les questions de l’auditoire
  • Table d’honneur pour les panélistes avec microphones de table* (tables rondes uniquement)
  • Tables rondes et tableaux de conférence pour les discussions en petits groupes (ateliers uniquement)

* Les présentateurs DOIVENT rester sur le podium ou à la table d’honneur lorsqu’ils font leur présentation pour que leur voix soit transmise par le ou les microphones.

Les présentations doivent être effectuées à partir de l’ordinateur portable fourni dans la salle de conférence. Les diapositives, les présentations et les questions sont enregistrées pendant les séances de présentation et de tables rondes (les ateliers ne sont pas enregistrés).

Salon des présentateurs/salle de préparation

Les présentateurs et modérateurs pourront se rencontrer avant leurs séances dans un salon ou une salle de préparation qui leur sera réservé. Des rafraîchissements légers y seront offerts, et un ordinateur et une imprimante seront disponibles pour l’impression de dernière minute des notes.

Lieu : Centre des congrès de Vancouver (édifice de l’Est) | Salle à déterminer

Date et heure : Lundi et mardi : 8 h 00 – 17 h 00  |  Mercredi : 8 h 00 – 15 h 00

Profil du présentateur (application du congrès)

Le profil des présentateurs sera affiché dans l’application du congrès à partir du mois d’août. Les présentateurs peuvent ajouter des renseignements à leur profil ou le mettre à jour, y compris en y ajoutant leur biographie et leur photo. Des documents de diapositives ou d’autres documents peuvent être téléchargés sur leurs profils. Vous DEVEZ vous inscrire pour avoir accès à votre profil.

Retraits

Les retraits des présentateurs doivent être demandés par écrit à cghazal@tac-atc.ca.

Questions?

Contactez :
Christina Ghazal, agente des programmes
613-736-1350 poste 236