Préparation de votre séance pour le Congrès de l’ATC

Informations pour les présentateurs et les modérateurs

Dates clés et dates limites

Mi-juin

Envoi des avis de la phase 2

26 juin

Date limite à laquelle les présentateurs des séances techniques doivent s’inscrire au congrès pour figurer au programme

21 juillet

Date limite de livraison des modifications au contenu des séances techniques

Fin juillet

Dévoilement du programme des présentateurs des séances techniques

Consultez la page des Dates clés pour connaître les dates clés et les dates limites importantes à l’approche du congrès.

Types de séances du congrès

Le déroulement typique de chaque type de séance de 90 minutes se décrit comme suit.

Présentations techniques

Ce type de séance comprend plusieurs créneaux de 25 minutes pour les présentations individuelles.

La séance doit commencer à l'heure prévue.
Les cinq premières minutes sont réservées au modérateur pour le mot de bienvenue, les annonces d’ordre administratif et la description sommaire du contenu de la séance.
Viennent ensuite les présentations d’une durée maximale de 25 minutes¹ (comprenant l’accueil du conférencier, la présentation et les questions de l’auditoire).
La séance se termine par le résumé et le mot de la fin du modérateur (cinq minutes).

Tables rondes

Le format des tables rondes peut varier à la discrétion des organisateurs. Il peut s’agir de courtes présentations de panélistes, d’une discussion animée entre panélistes ou de questions de l’auditoire.

La séance doit commencer à l'heure prévue.
Les cinq premières minutes sont réservées au modérateur pour le mot de bienvenue, les annonces d’ordre administratif et la description sommaire du contenu de la table ronde.
Viennent ensuite les présentations de 10 à 20 minutes (comprenant l’accueil des panélistes, les présentations, et quelques brèves questions).²
Ou, comme alternative, une discussion animée de 20 à 50 minutes (dans ce format, le modérateur prépare généralement les questions à l'avance.)²
La séance se termine par le résumé et le mot de la fin du modérateur (cinq minutes).

Ateliers

Les organisateurs décident du format; généralement, le ou les présentateurs sont invités, et des discussions en petits groupes ou des exercices de groupe sont organisés.

La séance doit commencer à l'heure prévue.
Les cinq premières minutes sont réservées au modérateur pour le mot de bienvenue, les annonces d’ordre administratif et la description sommaire du contenu de l’atelier.
Viennent ensuite des présentations suivies de discussions entre tous les participants ou en petits groupes, selon le format.
La séance se termine par le résumé et le mot de la fin du modérateur (cinq minutes).

Le temps consacré aux questions de l’auditoire dépend du temps consacré aux présentations (p. ex., pour une présentation de 15 minutes, la période de questions sera de 10 minutes; pour une présentation de 20 minutes, la période de questions sera de 5 minutes).
Exemples seulement; le modérateur fournit des directives précises.

Rôles lors des séances

Les présentateurs et les modérateurs sont priés d’arriver au moins 20 minutes (30 minutes pour les bénévoles) avant l’heure de début officielle pour :

Présentateur

Personne qui présente une séance technique, participe à une table ronde ou à un atelier. Le présentateur doit :

Préparer, enregistrer et fournir les documents de sa présentation finale à l'ATC (voir la liste ci-après);
Faire une présentation en personne au congrès;
Respecter le temps de présentation alloué;
Répondre aux questions et participe aux discussions avec l’auditoire et le modérateur;
S’assurer que son profil de présentateur dans l'application du congrès est véridique et complet.

Modérateur

Personne qui est membre d’un comité de l’ATC et qui doit :

Prononcer le mot de bienvenue, faire les annonces d’ordre administratif, donner une description sommaire du contenu de la séance présenter chaque présentateur;
Présenter et remercier tous les commanditaires de la séance;
Aider les présentateurs à respecter le temps alloué;
Animer les questions-réponses et les échanges lors d'une table ronde;
Veiller à ce que toutes les questions et réponses soient enregistrées à l’aide d’un microphone;
Veiller à ce que les questions de l’auditoire posées dans une autre langue soient lues dans la langue de la séance (anglais ou français) à l'aide du système Wordly *;
Veiller à ce que les discussions en petits groupes commencent et se terminent à l'heure;
Fournir une synthèse de la séance, donner des remarques finales et remercier tous les participants.

Bénévole

Employé d’un organisme hôte du congrès qui doit :

Accueillir les participants à la séance et ceux qui y assistent;
Aider le modérateur à débuter et terminer la séance à l'heure;
Fournir un soutien général pour tous les aspects d'une séance;
Prend les présences à la séance;
Veiller à ce que toutes les questions et réponses soient enregistrées à l’aide d’un microphone;
Enregistrer le nombre de membres de l'auditoire à la séance.

*La plateforme Wordly fournira une interprétation vocale et textuelle en temps réel des présentations en français et en anglais

Documents de présentation finaux (à remettre au plus tard le 26 septembre)

Les documents de présentation finaux DOIVENT être soumis par l’entremise du Portail de soumission de l’ATC
Voir les Lignes directrices pour les présentateurs et les auteurs : préparation des diapositives et des exposés écrits

1. Jeu de diapositives

Enregistrer les diapositives dans une présentation PowerPoint (.pptx). (NE PAS soumettre la présentation sous forme de fichier PDF
Soumettre la présentation PPTX finale en utilisant la convention d'appellation des fichiers de l'ATC : code de la séance _ nom de famille du présentateur + première lettre du prénom_titre de la présentation_numéro de version.pptx

Remarques :

– Les diapositives finales sont préchargées sur les ordinateurs portables du congrès dans les salles désignées et ne peuvent pas être remplacées après le 26 septembre. Il ne sera pas permis d’apporter des modifications de dernière minute aux diapositives pendant le congrès.

– Trouver votre code de séance, voir votre courriel d’acceptation ou consultez le programme du congrès en ligne (disponible à la fin du mois de juillet). Utiliser la barre de recherche pour trouver votre nom et/ou le titre de la séance.

– Apporter une copie de sauvegarde de votre présentation PPTX finale sur une clé USB. Votre fichier de sauvegarde sera utilisé UNIQUEMENT si le jeu de diapositives soumis à l’ATC avant le 26 septembre et préchargé sur l’ordinateur portable du congrès dans la salle de séance ne fonctionne pas.

2. Exposé écrit

(pour les auteurs dont une exposé écrit a été accepté pour publication)

Remarque :

– Les exposés écrits seront publiés sur le site Web de l’ATC après le congrès.

3. Exemples de questions

Remarque :

– Les exemples de questions sont uniquement destinés aux séances de présentation et doivent être remis au modérateur.

Préparation de votre présentation

Présenter le matériel tel qu'il a été proposé dans votre soumission.
Faire en sorte que vos idées soient organisées de manière logique et que vos points principaux soient clairs.
Les présentations efficaces comportent généralement environ une diapositive par minute, avec une idée principale par diapositive.

Répéter votre présentation; si elle dure plus longtemps que le temps imparti, éliminer le matériel le moins essentiel et répéter à nouveau. (Remarque : les présentateurs inexpérimentés prennent généralement plus de temps que prévu.)
Utiliser le microphone et parler vers l’auditoire, en projetant votre voix comme si vous parliez dans une salle de séance de taille moyenne.
Être attentif aux autres présentateurs et à l’auditoire en respectant le temps qui vous est imparti. Un moniteur placé au plancher devant le podium donnera aux conférenciers un court avertissement à l'avance et une notification finale « temps écoulé ».

Informations sur place

Inscription et récupération des badges

Toutes les personnes participant aux séances du congrès DOIVENT s’inscrire au congrès au plus tard le 26 juin. Vous n’apparaîtrez pas au programme du congrès en ligne tant que vous ne vous serez pas inscrit, et vous pourriez être retiré du programme si vous n’êtes pas inscrit à cette date. Pour en savoir plus sur ce sujet, consultez la section sur les détails et les frais d’inscription.

Pour récupérer votre badge, rendez-vous au bureau d’inscription dans la salle 2000, au niveau 2. Les heures d’ouverture seront affichées dans l’application du congrès.

Calendrier des présentations

Si votre candidature est acceptée et que vous êtes invité à faire une présentation au congrès, la date et l’heure de votre séance vous seront communiquées dans votre courrier électronique d’acceptation à la mi-juin. Consulter le programme des séances du programme technique (PDF) pour obtenir la liste des séances et les horaires.

Interprétation simultanée

L’ATC assurera l’interprétation simultanée (français→anglais et anglais→français) dans toutes les salles des séances. La plateforme Wordly fournira une interprétation vocale et textuelle en temps réel des présentations en français et en anglais via votre téléphone mobile, tablette ou ordinateur portable. Les participants aux séances doivent apporter leurs propres écouteurs ou casques pour utiliser la fonction audio en direct de Wordly.

Les présentateurs qui souhaitent présenter en français doivent avoir indiqué leur langue de présentation dans leur résumé ou en informer l’ATC directement.

Configuration des salles et technologies

Les salle de séance seront aménagées comme suit :

Podium avec microphone*
Écran, projecteur et ordinateur portable
Télécommande de présentation (pour le changement de diapositive)
Moniteur au plancher pour visionner vos diapos en mode « Présentateur »
Chronomètre (pour garder les présentateurs à l’heure)
Microphone sur pied pour les questions de l’auditoire
Table d’honneur pour les panélistes avec microphones de table* (tables rondes uniquement)
Tables rondes et tableaux à feuilles mobiles sur chevalet pour les discussions en petits groupes (ateliers uniquement)

* Les présentateurs DOIVENT rester sur le podium ou à la table d’honneur lorsqu’ils font leur présentation pour que leur voix soit transmise par le ou les microphones.

Les présentations doivent être effectuées à partir de l’ordinateur portable fourni dans la salle de séance. Les diapositives, les présentations et les questions sont enregistrées pendant les séances de présentation et de tables rondes (les ateliers ne sont pas enregistrés).

Salon des présentateurs / salle de préparation

Les présentateurs et modérateurs pourront se rencontrer avant leurs séances dans un salon ou une salle de préparation qui leur sera réservé. Des rafraîchissements légers y seront offerts, et un ordinateur et une imprimante seront disponibles pour l’impression de dernière minute des notes. Le salon des présentateurs / salle de préparation se trouve au niveau 2, dans la salle 205. Les heures d’ouverture seront affichées dans l’application du congrès.

Profil du présentateur (application du congrès)

Le profil des présentateurs sera affiché dans l’application du congrès à partir du début septembre. Les présentateurs peuvent ajouter des renseignements à leur profil ou le mettre à jour, y compris en y ajoutant leur biographie et leur photo. Des documents de diapositives ou d’autres documents peuvent être téléchargés sur leurs profils. Vous DEVEZ vous inscrire au congrès pour avoir accès à votre profil.

Désistements

Les demandes de désistement des présentateurs doivent être transmises par écrit à cghazal@tac-atc.ca.

Questions?

Consultez la page FAQ pour les présentateurs avant, pendant ou après le congrès si vous avez des questions au sujet de votre présentation.